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OA辦公系統在電氣行業讓流程管理成果更顯著

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來源:賽迪網   更新時間:2013-02-26   點擊率:4197   【打印此頁】 【關閉

南昌眾依OA辦公系統在突破電氣行業的應用,只是從2011年下半年才開始,雖然到現在只有一年的時間,但在整個集團強有力的推動和執行下,已經取得了令人滿意的成果。

成果主要體現在流程管理上。當初,突破電器用OA辦公系統的主要目的就是為了解決集團的流程管理問題,希望實現流程管理的規范和高效。為此,他們選擇了有“工作流管理專家”之稱的南昌眾依OA辦公系統

南昌眾依沒有讓突破電氣失望,其強大而靈活的工作流管理功能在突破電氣得到了有效的發揮,有三組數據可以說明突破電氣的使用效果。

一是建立的表單數量。現在,突破電氣已經在OA辦公系統中建立了200多個表單,涵蓋財務、行政、人資、銷售、采購、宣傳、360評分、績效考核、滿意度評價等各項辦公職能,集團的主要流程審批已經全部移交到OA辦公系統中進行。如下圖示為財務類表單:

二是流轉的流程數量。現在,突破電氣每天在OA系統上流轉的流程少則100條,多則近400條,這些流程按照集團的制度和規范有條不紊的運行,精確、可靠、即時,不受任何外界因素的干擾。

三是在線用戶率。也就是在線用戶占總注冊用戶的比率,這個比率越高,說明員工們對系統越認可、越依賴,使用越廣泛和頻繁。在突破電氣的OA辦公系統上,在線率用戶率平均為45%左右,峰值則可以達到80%以上,對于一個制造型企業來說,這是很高的一個比例。

這種全新的辦公方式,對突破電氣產生的價值是巨大的。通過流程監控的功能可以看到,這些流程的發起人遍布全國各地,包括總公司、辦事處、分公司等,而辦理時間也不限于工作時間,經常看到在晚上或凌晨時,還有很多人在系統上發起或審批流程。

可見,OA辦公系統幫助突破電氣徹底打破了地域和時間對辦公的限制,讓全體員工可以隨時、隨地的高效率協同辦公,極大的提升了工作效能。

OA辦公系統不但幫助突破電氣節省了大量的時間和人工成本,經過推算,只在流程管理這一個方面,線上審批的方式就會幫助突破電氣節約70%左右的工作量。更為重要的是,網絡辦公讓突破電氣的業務響應更加及時,這有效的提升了市場競爭力。

比如,銷售部有一項審批單是“特殊價格審批單”,用于審批業務人員在項目銷售中提出的特價申請。顯然,這是一個在市場銷售中會經常遇到的問題,也必須要公司主管領導做出及時批示,否則就會延誤時機,可能錯失訂單。

以前,這件事情的處理非常麻煩,申請人要拿著審批單尋找、催促各個部門主管簽字,外地辦事處的業務員則需要先發傳真,然后打一堆打電話申請。現在,業務員只要在OA系統上填好表單,系統就會按照既定的流程自動流轉,還會根據申請金額的不同,自動選擇審批人,只要審批人在線,半個小時就可以完成審批。如下圖示:

財務部是使用OA辦公系統的“大戶”,因為涉及到費用、發票、合同等很多事情都需要經過財務部審核,他們現在對于OA系統中的工作流也同樣運用自如,已經實現了多表單間的數據關聯和集成處理。

比如在“通用報銷單”中,系統管理員設置了兩個關聯選項:“預付款單”和“借款單”,在員工填寫報銷單的時候,可以選擇之前相關的“預付款單”或“借款單”,這樣系統就會將之前已借支的費用自動添加到本表單,然后自動計算出本次應報銷金額。這樣就無需出納再去手工查找和計算以前的借款單了,大大提升了工作的效率和精度。如下圖示:

據突破電氣OA辦公系統的管理員介紹,下一步,他們將實現更多表單間的數據關聯,并實現OA系統與財務、HR等第三方系統間的數據整合,以減少信息孤島,實現整合應用。并用好工作流數據的統計報表功能,以精準、及時的數據報表,為企業領導人的科學決策提供支持。

通過這些工作,突破電氣將不斷發揮眾依OA辦公系統在工作流管理方面的優勢,實現集團工作流管理的統一化、智能化和平臺化,在激烈的市場競爭,以及不斷擴大的規模中保持高效率的協同OA辦公

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